L’importance du formalisme dans tous vos écrits

Vous le savez, l’image de marque de votre entreprise passe par vos valeurs, vos slogans, ou encore vos logos. Mais il y a d’autres choses qui permettent de vous identifier facilement. Il s’agit des documents écrits, vos courriers ou vos emails. D’un simple coup d’œil, sans l’avoir encore lu, votre client ou votre prospect sait déjà que cet écrit vient de votre société. Mais comment formaliser tout ça ? C’est ce que nous allons voir dans la suite de cet article.

1. Vos mails

Un mail formalisé comprend d’abord votre signature. C’est là que vous pouvez intégrer votre logo d’entreprise en plus de vos coordonnées et site Web.

De plus, veillez à programmer votre autoresponder correctement pour que le nom de votre société ou de votre identité s’affiche dès l’arrivée de votre mail dans la boîte de réception de votre destinataire.

Enfin, préparez vos mails types. Ainsi, vous êtes assuré de toujours rédiger de la même manière selon les sujets et objets de vos correspondances. Vous pouvez trouver des exemples d’une relance de mail client, d’un mail de prospection ou de confirmation de rendez-vous facilement sur internet.

2. Vos documents d’entreprise

Lorsque vous avez créé votre logo, vous avez choisi des couleurs, des polices. Formalisez donc tous vos documents d’entreprise avec ces repères graphiques. Ainsi, vos documents sont remarquables et identifiés aussitôt comme provenant de chez vous.

De nos jours, il existe de nombreux outils pour vous permettre d’appliquer votre charte graphique facilement sur vos factures, vos devis, vos divers contrats, vos bulletins d’information.

On peut citer notamment des logiciels comme Word ou Canva qui permettent une mise en page facile de vos textes. Bien sûr, vous pouvez aussi préférer faire imprimer des papiers à en tête pour toutes ces correspondances. Toutefois, avec l’obligation de passer par la facturation électronique, mieux vaut apprendre à maîtriser ce type de logiciel.

3. Vos publications sur les réseaux sociaux

Là aussi, un formalisme commun à toutes vos publications permet de vous identifier rapidement. Cela concerne vos textes, mais aussi et surtout les visuels les accompagnant.

Harmonisez vos textes en utilisant les mêmes #, n’en privilégiez pas plus d’une dizaine en fonction de vos activités et de vos mots-clés et faites-les tourner sur vos publications. Utilisez toujours la même formule en début de post pour vous adresser à votre public, adaptez la longueur en fonction des restrictions de certains réseaux. Ainsi, il est plus facile de poster la même chose partout.

En ce qui concerne les photos ou images d’illustration, choisissez vos modèles et évitez de trop les varier, une base de 4 à 5 visuels maximum est l’idéal. Pour faire cela, de nombreux logiciels sont à votre disposition en version gratuite ou payante, adaptables à vos besoins. Voici une liste de 10 logiciels que vous pouvez utiliser :

• Canva ;
• PicMonkey ;
• Adobe Spark ;
• Stencil ;
• Fotor ;
• Pixlr ;
• Microsoft Designer ;
• Snappa ;
• Easil ;
• Photoshop.

De nombreux autres sont disponibles, à vous de les tester, de les prendre en main et de choisir celui qui vous conviendra.

Nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à formaliser vos écrits à partir de maintenant. Il n’est jamais trop tard pour mettre en place une belle communication.